Analisa Kinerja Sistem Informasi Manajemen Persuratan Menggunakan Metode PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Dan Service) Untuk Mendukung Efisiensi Administrasi

Abstract

Sistem manajemen persuratan memiliki peranan penting dalam mendukung kelancaran administrasi dan efektivitas komunikasi internal maupun eksternal perusahaan. PT. Cakrabuanа Duta Saptapesona sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa masih menghadapi berbagai permasalahan dalam pengelolaan surat, seperti keterlambatan distribusi, pencatatan yang belum terintegrasi, serta potensi kehilangan dokumen. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis kinerja sistem pengelolaan surat yang berjalan dengan menggunakan metode PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, dan Service). Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Analisis PIECES digunakan untuk mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan sistem berdasarkan enam aspek kinerja utama. Hasil penelitian menunjukkan bahwa dari aspek performance, sistem belum optimal dalam kecepatan pemrosesan dan pendistribusian surat. Pada aspek information, masih ditemukan ketidakakuratan dan keterlambatan informasi. Aspek economy menunjukkan adanya pemborosan biaya operasional akibat penggunaan proses manual. Dari sisi control, pengamanan dan pengendalian dokumen belum berjalan secara maksimal. Aspek efficiency menunjukkan rendahnya pemanfaatan sumber daya, sedangkan pada aspek service kualitas layanan administrasi masih perlu ditingkatkan. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi dasar rekomendasi perbaikan sistem pengelolaan surat agar lebih efektif, efisien, dan terintegrasi sesuai kebutuhan perusahaan.